Compass

Zarządzanie ryzykiem w projekcie

Czy zdarzyło się, że Twój projekt w trakcie realizacji napotkał nieprzewidziane problemy? Może to oznaczać, że nie poświęcono wystarczająco dużo uwagi na ich zidentyfikowanie. Poniższy tekst pomoże Ci działać tak, by następnym razem wystąpienie komplikacji nie było dla Ciebie zaskoczeniem.

W zarządzaniu projektem mianem ryzyka określić można każde prawdopodobne wydarzenie, mające na niego wpływ. Przez to oddziaływanie rozumie się czynności skutkujące zwiększeniem poziomu kosztów, wydłużeniem harmonogramu itp. W ostateczności te incydenty mogą utrudnić, a nawet uniemożliwić udane zakończenie przedsięwzięcia. Pamiętać należy, że mimo skupiania większej uwagi na zagrożeniach, ryzyko może nieść ze sobą szanse (pozytywne czynniki). W tym artykule skupimy się jednak na przypadkach negatywnych.

Identyfikowanie i ocena problemów

Pierwszym krokiem w zarządzaniu ryzykiem jest dokonanie jego identyfikacji. Działanie to pozwoli określić możliwe miejsca oraz czas, w których można spodziewać się potencjalnych problemów. W większości projektów najlepszym sposobem realizacji tego kroku jest przeprowadzenie wraz z zespołem projektowym burzy mózgów. Jeżeli w przeszłości nasza organizacja spotkała się z podobnym zadaniem warto sprawdzić z jakimi problemami się borykała. Są to najtańsze i bardzo skuteczne techniki rozpoznania zagrożenia. Jeśli prowadzimy bardziej złożone lub po prostu innowacyjne przedsięwzięcie, powyższe metody niestety mogą okazać się niewystarczające. W takiej sytuacji zaleca się sięgnięcie po poradę ekspercką lub współpracę z firmą konsultingową. Nie można wtedy zapomnieć o tym, że taka działalność niewątpliwie zwiększy koszty.

Po dokonaniu rozpoznania przypuszczalnego ryzyka konieczne jest przeprowadzenie jego analizy. Wiąże się ona z określeniem prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu na projekt. Łatwym sposobem na zdefiniowanie wagi potencjalnych problemów jest przypisanie każdej cesze wartości od 1 do 3. Jest przyjęte, że jeżeli ich iloczyn będzie równy, bądź większy od 6, ewentualna kwestia wymaga opracowania planu działania.
Trzeba pamiętać, że dokonana ocena może nie być precyzyjna. Nie zawsze możliwe będzie jasne określenie realności wystąpienia kłopotu. W takiej sytuacji warto wspierać się swoim, lub cudzym doświadczeniem, opracowaniami statystycznymi itp.

Planowanie reakcji

Najczęściej stosowanymi formami radzenia sobie z ryzykiem w projekcie jest jego eliminowanie i ograniczanie wpływu. W tym celu powinny zostać opracowane konkretne metody zarządzania. Do najpopularniejszych należą:
− Unikanie – modyfikacja projektu w taki sposób, by dany problem zlikwidować.
− Transfer – przeniesienie skutków wystąpienia na inny podmiot. Najczęściej spotykaną praktyką jest wykupienie polisy ubezpieczeniowej.
− Łagodzenie – najbardziej powszechna strategia. Polega na zmniejszeniu prawdopodobieństwa lub skutków wystąpienia do akceptowalnego poziomu.
− Akceptacja – decyzja o niewprowadzaniu zmian do planu projektu, w wyniku braku możliwości uniknięcia ryzyka.
Bardzo ważne jest, by podczas realizacji projektu cały czas monitorować realność wystąpienia zidentyfikowanych problemów.

Zarządzanie ryzykiem jest niezbędne, by umożliwić sprawne funkcjonowanie projektu. W dodatku jest procesem bardzo złożonym, który by odnieść zamierzony skutek, musi być przeprowadzony w sposób kompleksowy, począwszy od identyfikacji ryzyka, poprzez jego analizę, zaplanowanie reakcji, na monitorowaniu kończąc. Zastosowanie powyższych praktyk oczywiście nie uchroni nas w pełni przed stawieniem czoła problemom podczas kierowania projektem, ale zdecydowanie zwiększy prawdopodobieństwo jego powodzenia.

Autor: Kamil Bień