Compass

Kilka porad jak efektywnie zarządzać zespołem

W pracy każdego managera nadchodzi taki moment, kiedy zespół zaczyna wymykać się spod kontroli, co nierzadko powoduje spadek efektywności pracy. Najważniejsze to nie załamywać rąk i szukać odpowiednich rozwiązań.

Czujesz, że dotyczy to także Ciebie? A może obawiasz się wystąpienia tego problemu w przyszłości? Przygotowaliśmy serię porad, dzięki którym dowiesz się co zrobić, by Twoi pracownicy nie marnowali czasu pracy.

Za sukcesem projektu stoją ludzie. Ich właściwa motywacja oraz wiedza o tym jak odpowiednio kierować grupą projektową mogą sprawić, że przedsięwzięcie zostanie zrealizowane bez przekroczenia harmonogramu, czy budżetu. Dla wielu osób najważniejsza jest wysokość wynagrodzenia. Jednak obok czynników finansowych, na wyniki zespołów wpływają również: atmosfera w pracy, kompetencje kierownika, czy poczucie sensu wykonywanych zadań. Nawet jeśli wiedza i doświadczenie menedżera projektu, czy członka zespołu odbiegają od przewidywanych, dzięki szkoleniom możliwe jest szybkie i efektywne pozyskanie niezbędnej wiedzy.

Motywacja

Podstawowymi motywatorami, które powinny zostać zapewnione na pierwszym miejscu, to odpowiednie warunki pracy, np: stabilne wynagrodzenie na odpowiednim poziomie, oddanie do dyspozycji niezbędnych narzędzi, przestrzeganie zasad BHP, czy pozytywnie nastawione otoczenie. Zagwarantowanie wymienionych bodźców jest zadaniem dla osób z wyższego szczebla kierownictwa.
Nie ulega wątpliwości, że dobry kierownik powinien posiadać umiejętność odpowiedniego inspirowania swoich podwładnych. Niestety, nie dysponuje on możliwością bezpośredniego wpływania na wymienione już elementy, dlatego w motywowaniu powinien skupić się na wykorzystywaniu swoich kompetencji miękkich. Duże znaczenie mają także bodźce niematerialne.
Przykładem może być zapewnienie osobie zatrudnionej elastycznego czasu pracy (np. stawienie się w firmie między godziną 7.00 a 9.00), czy możliwości wykonywania zadań zdalnie. Jeżeli pozwala na to specyfika projektu oraz zespołu, wydajniejszy pracownik może dostawać do wykonania bardziej interesujące, ciekawsze zadania. Wyróżniający się mogą otrzymywać publiczne dowody uznania za swoje osiągnięcia. Mniej skutecznych zachęca to do działań powodujących znalezienie się następnym razem wśród zwycięzców. Kolejnymi niematerialnymi czynnikami stymulującymi do efektywniejszego działania są: rekomendowanie wybranych członków zespołu do przyznania premii, czy gwarantowanie dostępu do dobrej jakości sprzętu.
Przydatne może również okazać się powiązanie systemu motywacyjnego z efektami uzyskiwanymi w projekcie. Dzięki takim poczynaniom wydajność zespołu jest większa, co powinno przekładać się na jakość wykonywanych zdań oraz dotrzymywanie terminów.

Komunikacja

Obok umiejętności motywowania, dobry kierownik projektu powinien niewątpliwie potrafić właściwie porozumiewać się z podwładnymi. Przecież to od ludzi zależy, czy dany projekt zakończy się powodzeniem.
Dobra komunikacja, to nie tyle mówienie, co zdolność do słuchania i rozumienia swojego rozmówcy. Ważne jest, by zawsze być uprzejmym w stosunku do współpracowników. Inne podejście spowoduje ich niechęć oraz brak szacunku.
Komunikacja nieformalna jest równie istotna, jak formalna. Menedżer powinien rozmawiać z członkami swojego zespołu nieoficjalnie, zadawać im pytania, wysłuchiwać oraz robić notatki. Nie można zapomnieć również o zapewnieniu informacji zwrotnej. Właściwie używany feedback może zwiększać nie tylko efektywność członków grupy, ale poprzez budowę zaufania między kierownikiem a zespołem, rozwijać relacje panujące wewnątrz teamu.
Podwładni powinni być regularnie informowani o bieżących sprawach, planach oraz o tym, jaki będzie to miało wpływ na ich pracę. Procesy komunikacji powinny być usystematyzowane (regularne, ale nie zbyt częste spotkania; raporty wysyłane drogą elektroniczną)

Edukacja

Obecnie, wymagania zatrudnionych stawiane przed pracodawcą dotyczą nie tylko czynników materialnych, czy finansowych. Dla zatrudnionych równie istotny, jak odpowiednio wysokie wynagrodzenie, jest dostęp do narzędzi umożliwiających rozwój kompetencji zawodowych. Pomimo wysokiej ceny szkoleń większość pracodawców jest pozytywnie nastawiona do takich aktywności. Istnieje ryzyko, że przeszkolona osoba zmieni miejsce zatrudnienia po zdobyciu nowych kwalifikacji, ale z reguły pracownicy są lojalni wobec firm, które traktują ich dobrze. Dużo większym problemem niż koszt treningu, jest czas potrzebny na jego przeprowadzenie. Na szczęście, w dobie komputeryzacji, istnieje możliwość jego odbycia drogą e-learningową. Te kursy są zdecydowanie korzystniejsze cenowo od konwencjonalnych szkoleń, a można je przeprowadzić z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Wystarczy tylko dostęp do komputera oraz Internetu.

Konstruktywna krytyka

Gdy przełożony krytykuje podwładnego, musi uważać zarówno na treść, jak i formę komentarzy, które chce udzielić. Jeżeli swoje uwagi skieruje w nieodpowiedni sposób, lub jego przekaz zostanie zrozumiany w sposób nieprawidłowy, może wywołać konflikt, który w krótkim czasie może przenieść się na cały zespół.
Po pierwsze szef powinien zastanowić się nad celem krytyki oraz efektami, które muszą zostać osiągnięte. W przeciwnym wypadku ocena może zostać potraktowana jako zaczepka, czy naskok. Kolejnym bardzo ważnym punktem jest treść wypowiedzi. Należy przekazać na tyle dużo informacji, by podwładny nie miał miejsca na swoje interpretacje i domysły, które mogą wystąpić z powodu uczuciowej reakcji. Każda z naszych wypowiedzi, oprócz zawieranej treści, zawsze niesie także komunikat emocjonalny.
Ostatnią kwestią, która musi zostać uwzględniona podczas przekazywania oceny, jest dopełnienie wypowiedzi o pewne elementy. Powinno mieć miejsce określenie swojej wizji przyszłości, w nawiązaniu do zaistniałej sytuacji oraz zaznaczenie, dlaczego to, o czym przed chwilą była prowadzona rozmowa, jest dla przełożonego ważne.

Zarządzanie zespołem nie jest zagadnieniem prostym. Osoba zajmująca się nim, może spotkać na swojej drodze cały wachlarz nieznanych wcześniej problemów, jak niechęci podwładnych, ich małej efektywności, czy trudności w porozumiewaniu się. Doskonalenie się w tej dziedzinie niewątpliwie wymaga czasu i zapału oraz często odpowiedniego kierowania przez człowieka bardziej doświadczonego. Nie można przestać się rozwijać, podnosić kwalifikacji. Jeżeli w grupie zabraknie osoby racjonalnie rozdzielającej zadania, wspierającej współpracowników, inspirującej ich do pracy, zapał zespołu może zaniknąć i przez to zrealizowanie samego projektu w założonych ramach okaże się awykonalne.
Należy pamiętać, że niemożliwe jest kierowanie ludźmi bez poznania ich prywatnie. Aby dobrze przewodzić swojemu zespołowi trzeba być człowiekiem, za którym podwładni pójdą dlatego, że chcą, a nie dlatego, że muszą.

Autor: Kamil Bień