Compass

SCRUM. Minimum formalności, maksimum pracy

Inicjując projekt mamy do wyboru kilka dróg, którymi możemy podążać. Wysoce popularne jest sterowanie nim przy pomocy metodyki PRINCE2, czy standardu PMBOK. Jednak w małych zespołach, przeważnie w przypadku projektów IT, coraz większym powodzeniem cieszą się techniki zwinne, z których najbardziej znany jest SCRUM.

Klasyczne metody zarządzania projektami dostarczają kompleksowych rozwiązań, po wdrożeniu których można oczekiwać określonych efektów, czy usprawnień. Jednak w małych przedsięwzięciach osiągnięcie założonych efektów wiąże się z poniesieniem nieproporcjonalnie dużych nakładów. W odpowiedzi na ten problem powstały tzw. metodyki zwinne (agile), które charakteryzuje powtarzalność czynności oraz łatwość dostosowywania się do otoczenia. Jedną ze szczególnie rozpowszechnionych jest Scrum („młyn”). Nazwa pochodzi z terminologii gry rugby i odnosi się do podstawowej jej cechy, czyli codziennych spotkań, narad zespołu.

Opisywana metodyka jest bardzo elastyczna. Narzuca niewiele zasad. Najważniejszymi są: iteracyjność (sprint) oraz codzienna kontrola i planowanie (scrumy).
Podejście iteracyjne w zarządzaniu projektami zakłada planowanie tylko najbliższego okresu czasu (cykl). Każdy cykl powinien przynieść określone cele, ma z góry założony termin zakończenia i może być ich bardzo wiele.

Role i odpowiedzialności

Zespół powinien składać się maksymalnie z dziewięciu osób. Umiejętności członków grupy projektowej muszą być jak najbardziej zdywersyfikowane, innymi słowy powinni reprezentować różne kwalifikacje. Bardzo ważne jest, by osoby uczestniczące w projekcie nie były członkami innych teamów projektowych.
Grupa projektowa jest samoorganizowana. Oznacza to, że członkowie sami nadają zadaniom priorytety, zależnie od wspólnych ustaleń, czy kompetencji.
Mistrz Młyna, jest osobą odpowiedzialną za usuwanie wszystkich przeszkód uniemożliwiających zespołowi wykonanie zadania. Ze względu na samoorganizację teamu projektowego ma ograniczone przywództwo, działa bardziej jako mentor. Jego główną rolą jest sprawdzanie, czy przestrzegane są reguły działalności.

Właściciel produktu reprezentuje klienta. Jest odpowiedzialny za zarządzanie rejestrem produktowym. Dzięki temu dokumentowi widać, które elementy mają najwyższy priorytet, co pozwala łatwo ustalić kolejność zadań. Opisywana osoba może być członkiem zespołu, ale niewskazane jest, by była Mistrzem Młyna.

Przebieg projektu

Scrum polega na przeprowadzaniu codziennych, piętnastominutowych spotkań. Odbywają się w tym samym czasie, w tym samym miejscu. Podczas zebrania każdy członek grupy zabiera głos, odpowiadając na pytania:
Co zrobił od ostatniego spotkania?
Co będzie robił do następnego spotkania?
Jakie napotyka przeszkody?

Stałe zgromadzenia pozwalają poprawić komunikację, szybko zidentyfikować i usunąć problemy, umożliwiają szybkie podjęcie kluczowych decyzji oraz zapewniają wysoki poziom świadomości na temat bieżącego etapu prac w projekcie. Spotkania realizowane są przez cały czas trwania sprintu, czyli jednego z założonych etapów.
Sprint jest iteracją, wraz z góry przewidzianym czasem na jego wykonanie (14-30 dni). Podczas jej trwania nie mogą zostać wprowadzone żadne zmiany, mające wpływ na założony cel. Sprint składa się z:

− Spotkania planistycznego. Ma miejsce przed rozpoczęciem każdego biegu i podejmuje się na nim decyzje o realizacji poszczególnych zadań.
− Prac realizacyjnych (scrumów).
− Przeglądu sprintu – przeprowadzany po zakończeniu sprintu, służy przedstawieniu rezultatów prac.
− Retrospekcji. Zebranie, na którym członkowie dokonują przemyśleń na temat poprzedniego przebiegu starając się poprawić ten proces.
Sprinty następują niezwłocznie, bezpośrednio po sobie.

Metodyka Scrum w ostatnich latach staje się coraz bardziej popularna. Dzięki zastosowaniu powtarzalnych czynności, całość wydaje się być bardzo przejrzysta zarówno dla klienta, jak i zespołów projektowych. W razie pojawienia się błędów w założeniach, codzienne spotkania dają możliwość szybkiej reakcji. Interdyscyplinarność członków teamu zadaniowego zwiększa natomiast prawdopodobieństwo dostarczenia uzgodnionego produktu.

Należy jednak pamiętać, że zastosowanie opisywanych praktyk wymaga wiele pracy oraz samodyscypliny wśród członków grupy projektowej. Wspierane są jedynie elementy bezpośrednio związane z wykonaniem założonego celu. Osoba odpowiedzialna za projekt nie może zapomnieć o kwestiach budżetowych, prowadzeniu dokumentacji, czy kontroli kosztów.
Można powiedzieć, że technika Scrum jest łatwa do zrozumienia, ale bardzo trudna do opanowania.

Autor: Kamil Bień