Compass

Zakres projektu i zarządzanie zmianą

Podczas prowadzenia projektu często zdarza się, że jeszcze w fazie wykonawczej dokonuje się zmian funkcjonalnych. Powodem nieraz jest między innymi błędne zdefiniowanie zakresu. Może to wiązać się ze źle sformułowanymi wymaganiami klienta lub ich błędną interpretacją.

Zacznijmy od definicji. Według PMBOK zakresem nazywamy pracę, która musi zostać wykonana w celu dostarczenia produktu wraz z określonymi cechami oraz funkcjami. Jego określenie powinno być jedną z pierwszych czynności zrealizowanych w projekcie.

Określenie zakresu

W związku z realizacją przedsięwzięcia, każda strona oczekuje dla siebie konkretnych korzyści. Udokumentowanie zakresu jest niezbędne, by określić granice projektu. Nie ma sensu szczegółowo definiować zakresu każdego elementu przedsięwzięcia, ale obszary związane z wysokim ryzykiem powinny być dokumentowane w sposób bardziej szczegółowy.
By łatwo poruszać się po zakresie dobrze rozbić go na prosto zarządzalne części. W tym celu przydatne może być stworzenie struktury podziału prac. Określa ona wszystko, co należy dostarczyć do projektu, by zakończył się sukcesem. Pozwoli to łatwiej delegować odpowiedzialności, a rozbicie rezultatów na mniejsze komponenty poprawi dokładność szacowania potrzebnych zasobów.

Utworzony dokument będzie przydatny w chwili, gdy gotowy produkt nie będzie zgodny z oczekiwaniami klienta. Zakres przedsięwzięcia czarno na białym przedstawia, co miało zostać włączone w finalny produkt.

Problemem definicji zakresu jest również fakt, że każdy członek zespołu ma swoje spojrzenie na ten temat, niekoniecznie takie samo jak koledzy. Często jedno zdanie jest uzgodnione przez wszystkich, jednak interpretowane w różny sposób. W większości przypadków nie powoduje to problemów, jednak kiedy dotyczy kosztów czy harmonogramu, może okazać się kością niezgody.

Zarządzanie zmianą zakresu

Kontrola nad zmianami zakresu jest bardzo ważną częścią procesu zarządzania projektami. Jest niemal pewne, że w trakcie trwania projekt spotka się z potrzebą wprowadzenia zmiany w zakresie.

Niezbędne jest, by każda modyfikacja była dokumentowana. Pierwsza jest pozornie nieistotna. Przykładowo, wydaje się niewarte odnotowania zwiększenie czasu trwania o godzinę zadania, które trwa miesiąc. Jednak następnie dochodzi kolejnych kilka godzin, dzień i zanim zauważymy, dodatkowe koszty zwiększą się do niebezpiecznych rozmiarów.
Rozwiązaniem jest upewnienie się, że kontrolowanie zmian zakresu ma miejsce od startu projektu. By poprawić komunikację w zespole, warto utworzyć dokumentację zakresu łatwo dostępną dla wszystkich (dobrym pomysłem jest umieszczenie jej na serwerze, z możliwością jednoczesnej edycji przez kilka osób). By zachęcić pracowników do tworzenia aktualnych dokumentów można organizować regularne spotkania interesariuszy.
Każda zmiana ma wpływ na produkt końcowy, a nawet jeżeli są małe i nie wymagają dodatkowych nakładów, powinny być zgłaszane, uważnie analizowane i ewentualnie zatwierdzane.

Kierowanie zakresem jest integralną częścią zarządzania projektami. Dodatkowo, trudno wyobrazić sobie udane przedsięwzięcie bez udokumentowania co należy w nim zrobić, a następnie ścisłego kontrolowania zmian. Warto pamiętać, by na początku każda zainteresowana strona potwierdziła podpisem uzgodniony zakres projektu. Przydatnym może być też trzymanie się dokumentacji i zatwierdzanie tylko niezbędnych zmian.

Autor: Kamil Bień