Compass

Zarządzanie projektami w organizacjach pozarządowych

Tagi: zarządzanie projektami, agile, scrum, metodyki zwinne, NGO, organizacje pozarządowe

W naszym, biznesowym otoczeniu, najczęściej kojarzy się zarządzanie projektami z przedsięwzięciami mającymi na celu wykonanie czy osiągnięcie danego produktu końcowego, który ma przynieść dane korzyści – najczęściej zyski finansowe.

W firmach tworzymy zespoły projektowe, rozpisujemy wykresy Gantta, strukturę podziału pracy... Wszystko dzieje się zwykle w standardowych ramach metodyk takich jak PMI czy PRINCE2.

Jednak nie tylko organizacje komercyjne, nastawione na zysk finansowy, prowadzą różnorodne i ciekawe projekty. Również organizacje pozarządowe w wielu przypadkach prowadzą przedsięwzięcia typowo projektowe, mające swoje odrębne cele i interesujące cechy. Dlatego warto przywołać specyfikę działania w takich organizacjach pozarządowych i pokazać jak narzędzia do zarządzania projektami, również przez Internet, mogą znacząco podnieść efektywność podejmowanych działań i poprawić wyniki osiągane przez takie projekty.

Wszyscy wiemy, że każdy projekt to trójkąt ograniczeń, którego poszczególne boki to zakres (scope), czas (time) i koszty (cost), a środek stanowi jakość (quality). Ten trójkąt ograniczeń jest mocno widoczny w każdym komercyjnym projekcie. Jednak w organizacjach pozarządowych jest szczególnie ograniczający ze względu na typowo występujące braki zasobowe – głównie finansowe, ale co za tym idzie również ludzkie.
Dlatego tak ważne jest świadome i profesjonalne zarządzanie takimi projektami właśnie w NGO, w których, w naszych, polskich warunkach, najczęściej liczy się każdą złotówkę i dysponuje się zbyt małą liczbą pracowników z określonymi kompetencjami.
Najczęściej bazuje się również na wolontariuszach, którzy z jednej strony nie pobierają wynagrodzeń, a z drugiej generują wiele dodatkowych problemów organizacyjnych.

Prowadzenie projektów w organizacjach pozarządowych to specyfika naprawdę unikalna. Przede wszystkim charakteryzuje się ono zmiennymi warunkami tak wewnątrz projektu, jak i w otoczeniu – zarówno bliskim, jak i zadaniowym, a także dalekim (makrootoczeniu, otoczeniu międzynarodowym). Dodatkowo, większość takich projektów to sezonowość – najczęściej na początku roku kalendarzowego następuje pozyskiwanie środków finansowych (np. grantów różnego typu), a na końcu roku przychodzi czas na ewaluację i rozliczenia formalne.
Zasoby ludzkie, jak już zostało to wspomniane wcześniej, również w specyficzny sposób angażują się w działania projektowe. Project managerzy i członkowie grup projektowych są zwykle luźno do nich przypisywani, ale ich zaangażowanie i motywacja jest organiczna, dlatego często niezwykle mocna.
Dodatkowo, podczas definiowania celów takich projektów najczęściej dominuje demokracja.

Co więcej, najczęściej prowadzenie projektów w organizacji pozarządowej z jednej strony często wiąże się z niskim poziomem kompetencji w IT, co stanowi jeden z podstawowych minusów. Do plusów zaliczyć jednak możemy np. fakt, że projekt finansowany zewnętrznie, z różnorodnych funduszy, np. europejskich, muszą zostać porządnie ewaluowane i rozliczone, co często jest zaniedbywane w innych przypadkach.

Ze względu na fakt, że otoczenie i środowisko działania organizacji pozarządowych jest bardzo dynamiczne, nieprzewidywalne i zmienne. Dlatego tradycyjne, sztywne metodyki zarządzania projektami takie jak oparte na PMBOK czy PRINCE2 zwykle się tutaj nie sprawdzają. Dlatego też coraz więcej menedżerów projektów w non-governemental organizations wybiera zwinne metodyki zarządzania projektami, czyli tzw. agile czy scrum.

Agile to w swojej istotcie, na samym początku, metoda stworzona dla zarządzania procesami potrzebnymi do tworzenia oprogramowania komputerowego. Jednak po czasie, widząc sprawdzanie się tego podejścia w różnych środowiskach, nastąpiło rozszerzenie tego podejścia na inne branże i teraz najczęściej mówi się nawet o filozofii Agile, czy nawet Agility.
Filozofia ta opiera się na kilku filarach, takich jak – skupienie na celu, szybkie reagowanie na zmiany, akceptacja ryzyka, skupienie się na współpracy międzyludzkiej i komunikacji, podejściu iteracyjnemu czyli związanemu z szybkim dostarczeniem i zaadaptowaniem konkretnych wartości.
To wszystko sprawia, że Agile jest podejściem lekkim, które korzysta z bardzo wielu narzędzi. Sprawdza się w bardzo wielu różnych sytuacjach, które są mało sformalizowane.

Dlatego też np. internetowe programy do zarządzania projektami, które nie opierają się ściśle na żadnych metodykach, są ciekawą pomocą w przypadku stosowania podejścia agile w NGO. Warto spróbować i przekonać się do stosowania tego typu rozwiązań gdyż może to w znaczącym stopniu pozwolić na zwiększenie efektywności i kończenia projektów sukcesem.

Autor: Agnieszka Szańca